25% meer tijd voor sales door slim gebruik te maken van HubSpot Sales Hub

Accountmanagers willen zoveel mogelijk tijd besteden aan contact met de klant, toch? In de praktijk zijn ze veel tijd kwijt aan randzaken, zoals het schrijven van opvolg-e-mails na een beursbezoek of het opzoeken van afspraakinformatie in hun e-mailbox zodat de levering goed verloopt. Dat kan gelukkig veel makkelijker!

In deze blogpost vind je twee concrete tips die je direct kan toepassen en waarmee je accountmanagers al snel 2-4 uur per week besparen op dit soort randzaken!

Opvolging na beursbezoek

Beursbezoeken blijven ook in dit digitale tijdperk belangrijke contactmomenten voor veel accountmanagers. Contacten die je daar opdoet wil je het liefst zo persoonlijk en snel mogelijk opvolgen. Dit zijn al snel 25 tot 100 contacten. Ervan uitgaande dat je gemiddeld 10 minuten per contact bezig bent, ben je daar minimaal 25 x 10 minuten, oftewel 4 uur en 10 minuten in totaal, aan kwijt.

Dus begint je accountmanager met schrijven (elke keer dezelfde mail met nagenoeg dezelfde informatie), want dan is hij of zij er maar doorheen.

Ondertussen belt er een andere klant of vraagt de manager in kwestie naar de status van een offerte. Later pakt je accountmanager het weer op (of het blijft helemaal liggen in de waan van de dag).

Een week later begint het riedeltje opnieuw voor degenen die niet hebben gereageerd. Als dat er niet bij inschiet, want wie hadden ook alweer gereageerd? En wie zijn wel of niet gemaild? Geen wonder dat het overzicht dan zoekraakt…  

Je kunt alles bij het oude laten (met het risico dat je accountmanagers omzetkansen laten liggen). Of… je maakt gebruik van sequences!  

In onderstaande video zie je hoe dat werkt:

Het ideale proces voor opvolging na beurzen

Volgens ons ziet het ideale proces van opvolging er als volgt uit:

1. Voor de beurs heb je een beknopte landingspagina gemaakt waarop mensen hun gegevens kunnen achterlaten;
• Heb je zelf contacten opgedaan, dan kun je die pagina ook gebruiken om contacten snel in te voeren. Idealiter is op dat formulier een extra veld aanwezig dat je kunt invullen om aanvullende informatie over de persoon en zijn of haar vragen te documenteren;
2. De contacten komen automatisch in een opvolglijst;
3. Selecteer alle contacten en start een sequence met onderstaande stappen;
4. Opvolgmail 1: een korte mail waarin je…
   • … kort benoemt wie je bent en waarom je mailt;
   • … iets persoonlijks benoemt wat je hebt besproken;
   • … een verwijzing doet naar relevante informatie zoals een blogpost, productpagina of productbrochure;
   • … afsluit met een call-to-action, zoals ‘maak een afspraak’. Voeg een link toe voor het inplannen van een afspraak. Heb je die niet, stel dan 2 of 3 opties voor;
5. Telefonische opvolging 1: twee dagen na je e-mail volg je telefonisch op (deze taak wordt automatisch aangemaakt);
6. Opvolgmail 2: een week na je eerste mail. Een korte mail waarin je…
   • … verwijst naar je e-mail en telefonische opvolging;
   • … afsluit met een call-to-action; dit keer een open vraag om een afspraak te maken;
7. Telefonische opvolging 2: twee dagen na je e-mail volg je telefonisch op (deze taak wordt automatisch aangemaakt);
8. Opvolgmail 3: twee weken na je eerste e-mail. Een korte e-mail waarin je: 
   • … verwijst naar je e-mail en telefonische opvolging;
   • … zo afsluit dat duidelijk is dat jij geen initiatief meer neemt, maar wel aangeeft dat je natuurlijk open blijft staan voor contact.
   
   

Nu denk je waarschijnlijk “Maar dan moet ik nog steeds persoonlijke informatie toevoegen” of “En als ze wel reageren, krijgen ze dan nog steeds die opvolg-e-mails?”.

Heel eenvoudig, de persoonlijke informatie moet je inderdaad nog toevoegen. Maar door gebruik te maken van sequences klik je als het ware door alle e-mails heen die gestuurd moeten worden. Daardoor bespaar je enorm veel tijd. Het is echt véél makkelijker dan elke keer copy-pasten vanuit een Word-document nadat je voor elk contact het e-mailadres en de naam van je contactpersoon in Outlook hebt ingevoerd.

Verder stoppen de sequences automatisch als je reactie hebt (of als jij het wilt). Zeker als je niet direct een reactie ontvangt, is dit ideaal. Je opvolg-e-mails worden immers gewoon verstuurd zonder dat jij hierover na hoeft te denken.

Snippets die elke accountmanager moet gebruiken

“Elke klant is uniek” of “Elke e-mail die ik stuur is persoonlijk”, stelt menig accountmanager. Helaas houden deze gedachtegangen bedrijven tegen om meer sales te doen met dezelfde mensen.

Ja, elk contact moet persoonlijk zijn. Ja, elke klant is uniek. Maar je product of dienst niet. Natuurlijk licht je bij de ene klant tijdens het salesproces andere voordelen of functies uit dan bij de andere klant. Maar de volledige lijst met functies en voordelen is standaard.

Daarom creëren we veel templates waarin 80% gestandaardiseerd is en 20% ruimte geeft voor de persoonlijke boodschap.

Onderstaande templates gebruiken wij bij bijna alle klanten: 

1. Cold outreach
2. Afspraak maken
3. Follow-up 1e afspraak lang
4. Follow-up 1e afspraak kort
5. Offerte lang
6. Offerte kort
7. Offerte follow-up
8. Referenties
9. FAQ
10. Productvoordelen
11. Productfuncties
12. Klanttevredenheid na levering product
    

Extra tip – proces automation & dashboarding

Wat we veel zien bij onze klanten is dat de overdracht na een gewonnen opdracht soms voor ‘problemen’ zorgt. Zo horen we onder andere:

• “Welke afspraken zijn er met de klant gemaakt?”
• “De projectmanager is te laat op de hoogte gebracht en nu loopt het project vertraging op. Wat nu?”
• “Welke bedrijfsgegevens moeten er op de factuur staat?”
• “Met wie moet ik contact opnemen om op te starten?”
• “Hoeveel projecten moeten opgestart worden en hoeveel lopen en nu?”

Door eenvoudige workflows en dashboards los je deze vragen direct op. Dit neemt frictie weg in het werkproces, maar belangrijker nog is dat je (weer) tijd wint die besteed kan worden aan verbetering van de service aan je klant.

Wat houdt je tegen?

Wat ons betreft is het een no-brainer om hiermee aan de slag te gaan. Wat houdt je tegen?

Laat het ons weten. Misschien kunnen je helpen!