HubSpot CRM: pro tips en best practices voor B2B-ondernemingen die willen groeien

Haal je het meeste uit je HubSpot CRM? Wij hebben de belangrijkste features voor je in kaart gebracht, zodat je het kunt gebruiken als een pro.

1. Haal het maximale uit je klantgegevens

Je klantrecords geven je inzage in alle interacties tussen je salesteam en je contactpersonen. We hebben de best practices om het meeste uit je klantrecords te halen voor je op een rij gezet:

• Koppel bedrijfs- en contactrecords aan elkaar. Het is aan te bevelen om voor iedereen met wie je spreekt en zakendoet een apart contactrecord aan te maken in HubSpot en deze te koppelen aan het juiste bedrijf. Het HubSpot CRM zal je contactpersonen in de meeste gevallen automatisch koppelen aan de bedrijven waar ze werkzaam zijn op basis van de gebruikte bedrijfse-mailadressen. (Deze vlieger gaat niet op wanneer zij publieke e-mailadressen gebruiken, waaronder Gmail en Hotmail.) Op basis van deze informatiekoppeling krijg je een integraal overzicht van alle interacties die er binnen een organisatie hebben plaatsgevonden;
• Gebruik de HubSpot Notities en Taken features voor interne communicatie. Hiermee kun je gemakkelijk informatie toevoegen aan individuele contactpersonen. Ook kun je taken toewijzen aan verschillende collega’s om gemakkelijker samen te werken.

Custom views feature

De custom views feature is zeker ook het vermelden waard. Het helpt je met het prioriteren van je contacten en de acties die eruit voortvloeien. Hieronder geven we je 5 tips voor het creëren van custom views in HubSpot CRM:

1. Filter op contacteigenaar. Zo kun je gemakkelijk elk contactrecord vinden waar je verantwoordelijk voor bent;
2. Filter op functietitel. Met welke personen sluit je vaak deals? Zijn er specifieke functies die vaak aan de onderhandelingstafel zitten? Zoek dan op de betreffende functie(s), zodat je de juiste personen binnen een bedrijf direct kunt benaderen;
3. Filter op leadstatus. Dit is een goede manier om te zien hoe de klantreis van je contacten vordert;
4. Creëer custom views per actie. Richt je hierbij op specifieke acties die je bij contacten moet ondernemen. Denk aan ‘Opvolgen’ of ‘Meer informatie opsturen’;
5. Creëer custom views met specifieke eigenschappen. Hierin staat bijvoorbeeld welke klanten graag telefonisch benaderd willen worden of welke klanten interesse hebben in een specifiek product.

2. Gebruik e-mailtemplates

E-mailtemplates besparen een hoop tijd. Schrijf één versie van de verschillende e-mails die je regelmatig verstuurt, en sla ze op als een template (of snippet wanneer je alleen bepaalde elementen uit de e-mail veelvuldig wilt gebruiken).

Met de templatefunctie in het HubSpot CRM kun je je e-mails gemakkelijk en snel personaliseren door specifieke contactgegevens, zoals de naam van de prospect, het bedrijf waar diegene werkt en de functie, automatisch in te laten vullen. Deze functie geeft gebruikers ook suggesties om de e-mail te verbeteren, bijvoorbeeld wanneer een e-mail te lang is.

3. Gebruik de e-mail extension tool

De e-mail extension tool ondersteunt je salesteams op verschillende manieren. Met de e-mail extension tool…

• … haal je gemakkelijk klantgegevens uit het CRM om relevante e-mails te versturen;
• … plan je je e-mails in op tijdstippen waarop de kans het grootst is dat je contactpersonen ze lezen;
• … weet je precies wanneer contactpersonen je e-mails openen, links aanklikken of documenten downloaden die je ze hebt toegestuurd.

Zodra je contactpersonen je e-mail openen, kun je het best binnen 5 minuten telefonisch contact met ze opnemen. Uit onderzoek blijkt dat je dan namelijk 21 keer meer kans hebt om ze als lead te kwalificeren dan wanneer je een half uur wacht. Het is dus ontzettend belangrijk om prospects op het juiste moment te benaderen.

4. Neem waardevolle gesprekken op met het HubSpot CRM

Door rechtstreeks vanuit het HubSpot CRM te bellen kun je gesprekken gemakkelijk opnemen. Dit geeft je de vrijheid om relevante aantekeningen te maken in het contactrecord en wanneer nodig gesprekken terug te luisteren om gedetailleerde informatie verder uit te werken. Vraag wel altijd toestemming aan je contactpersoon, voordat je begint met opnemen.

5. Tips om gemakkelijk in te zien hoe je deals vorderen

Het is vanzelfsprekend effectiever om je te richten op de deals die zich verder in het salesproces bevinden en dus meer kans maken om te sluiten. Hieronder geven we je 5 tips om ervoor te zorgen dat je sneller je salesdoelstellingen haalt:

1. Creëer een deal zodra er een reële kans bestaat dat een contactpersoon of bedrijf gaat kopen;
2. Koppel je deals altijd aan minstens één contactpersoon of bedrijf;
3. Gebruik het dealbord om deals up-to-date te houden;
4. Gebruik de deal forecast om je deals te prioriteren;
5. Met HubSpot Sales Professional kun je ervoor te zorgen dat deals in elke fase van je salesproces goed worden gekwalificeerd.

Meer leads genereren met het HubSpot CRM

Wil je het maximale uit je contactgegevens halen? En e-mails gemakkelijk personaliseren door contactgegevens automatisch in te laten vullen? HubSpot is het meest complete CRM-platform om deze doelen te verwezenlijken. Als gecertificeerd HubSpot-partner informeert Presult je graag over de vele mogelijkheden van HubSpot. Neem gerust contact op voor een open en eerlijk kennismakingsgesprek.