Creëer een succesvolle e-mail sequence met deze stappen

Inhoud

Volg ons

Laatste blogs

In het kort

Een e-mail sequence is een reeks e-mails die automatisch naar prospects of klanten wordt verstuurd met behulp van automatiseringssoftware. De e-mails worden verzonden nadat zij bepaalde acties hebben voltooid, bijvoorbeeld een inschrijving voor je nieuwsbrief.

Door je e-mails vooraf op te stellen en in een workflow op te nemen, kun je prospects op grote schaal opvolgen zonder e-mailberichten steeds handmatig te hoeven versturen. Met de HubSpot e-mailmarketing tool creëer je gemakkelijk gepersonaliseerde e-mail sequences voor prospects en klanten.

Ga direct naar:

Uit hoeveel e-mails bestaat de ideale e-mail sequence?
Hoe creëer je een e-mail sequence?
E-mail sequence template voorbeelden
Soorten e-mail sequences
Creëer je eigen e-mail sequence

Uit hoeveel e-mails bestaat de ideale e-mail sequence?

De tijdsduur en het gewenste aantal e-mails hangt volledig af van het type klant dat je bedient, de gemiddelde lengte van het kooptraject en wat je wilt bereiken met je e-mail sequence. Zorg ervoor dat je e-mails één doel en één call-to-action hebben. Het is beter om meerdere e-mails te versturen met elk één duidelijk doel dan je prospects één e-mail te sturen die is overladen met informatie. Zo voorkom je verwarring en vergroot je de kans op het sluiten van deals.

Email sequence

Hoe creëer je een e-mail sequence?

Met behulp van de onderstaande 7 stappen creëer je gemakkelijk een effectieve e-mail sequence:

1. Bepaal het doel van je e-mail sequence

Over het algemeen hebben de meeste e-mail sequences nieuwe klanten werven als doel. Hiervoor zijn legio mogelijkheden. Is het doel van je sequence om een productdemo met een prospect in te plannen? Dan vertelt het aantal gemaakte afspraken met prospects hoe succesvol je sequence is.

2. Identificeer de trigger voor de sequence

Om de e-mail sequence te starten moet een prospect een bepaalde actie uitvoeren (trigger). Denk aan het achterlaten van een e-mailadres voor het downloaden van een document op je website. Andere voorbeelden zijn wanneer een contact…

… een websiteformulier invult;
… een bestaand CRM-contact een bepaalde pagina op je website bezoekt;
… een afspraak boekt via je planningstool.

3. Bepaal de duur van de sequence en het aantal vereiste e-mails

Denk goed na over de vereiste contactmomenten en de frequentie van je e-mails. Duurt het kooptraject van je prospects gemiddeld 30 dagen en wil je twee keer per week contact hebben? Stel dan acht e-mails voor je sequence op. Dit biedt een kader voor de benodigde e-mails om je prospects van A naar B helpen.

4. Schrijf de e-mails voor de sequence

Zodra de kaders zijn gezet, kun je beginnen met het opstellen van de e-mails. Houd er rekening mee dat de e-mails naar meerdere prospects (die zich mogelijk in verschillende tijdzones bevinden) verstuurd worden. Je wilt daarom dat je e-mails altijd actueel zijn, en universele informatie communiceren.

Zorgen voor een goede binnenkomer? Personaliseer je e-mails door bekende gegevens, zoals de naam van de prospect, zijn of haar bedrijf en functieomschrijving automatisch in te laten vullen met de templatefunctie van HubSpot.

5. Creëer de e-mails met behulp van e-mailsoftware

Zodra de e-mails zijn opgesteld, is het tijd om ze in het CRM op te voeren. Bij sales e-mails is het vaak beter om de opmaak eenvoudig te houden, alsof een vertegenwoordiger de berichten persoonlijk vanuit zijn inbox verstuurt. Marketing e-mails daarentegen hebben meer ruimte voor branding en opvallende visuals.

6. Stel de automatisering in

In deze stap stel je de triggers in om de sequence te activeren. Dit omvat…

… aangeven wanneer welke acties (bijvoorbeeld e-mails versturen) moeten worden uitgevoerd;
… instellen hoeveel tijd er moet verstrijken tussen elke actie en wat er moet gebeuren wanneer er zich specifieke scenario’s voordoen (ook wel voorwaardelijke logica of als/dan-logica).

7. Test de e-mail sequence

Test je e-mail sequence voordat je deze live zet om mogelijke missers te ondervangen. Je wilt ervoor zorgen dat de e-mails er op alle apparaten goed uitzien en dat de personalisatietokens goed werken.

Email sequence-2

E-mail sequence template voorbeelden

In de volgende voorbeelden laten we je een aantal templates zien waarmee je leads verder in het kooptraject brengt.

1. Bied je prospect waardevolle informatie

Zodra je een prospect hebt gevonden, verstuur je de eerste e-mail met behulp van de template builder van Sales Hub.Hieronder vind je een voorbeeld van een pakkende template:

Beste [naam],

Omdat wij veel werken met [branche], hebben wij veel kennis opgedaan in deze branche. Onlangs zag ik dat je [voeg bedrijfsactie in].

Daarom denken we dat je misschien wel geïnteresseerd zou zijn in hoe wij [soortgelijk bedrijf] verder hebben geholpen met [veel voorkomende issues uit de branche].

Bekijk hier onze website voor een impressie van de mogelijkheden. Als je meer wilt weten, laten we dan verder praten onder het genot van een kop koffie. Plan hier een afspraak in mijn agenda.

Met vriendelijke groet,

[je naam]

Meestal levert deze e-mail twee reacties op – een antwoord of een afspraak in je agenda. Krijg je binnen 24 uur geen antwoord? Stuur dan een follow-up e-mail.

2. Stuur een follow-up e-mail met sectorgerelateerde inhoud

Vergoot je geloofwaardigheid door nuttige informatie te bieden die is afgestemd op de sector waarin je prospect actief is. Werkt je prospect in de machinebouw? Denk dan aan een uitgebreid artikel over wat digitale communicatie voor de machinebouw kan betekenen. Een voorbeeldtemplate:

Beste [naam],

Bij deze stuur ik je een handig, gratis hulpmiddel, waarvan ik denk dat je het interessant zult vinden.

Het is een [toegevoegde waarde] dat we speciaal hebben gemaakt voor [branche], dat je helpt begrijpen hoe je je kunt onderscheiden van vergelijkbare bedrijven.

Klik hier om het artikel te lezen. Als je meer wilt weten, laten we dan verder praten onder het genot van een kop koffie. Ik deel mijn agenda zodat we een geschikt moment kunnen afspreken.

Met vriendelijke groet,

[je naam]

3. Stuur een follow-up met een kans die ze niet willen missen

Heeft je prospect niet gereageerd op je e-mail sequence? Stuur dan een laatste follow-up waarbij je duidelijk maakt dat je deze kans voor de laatste keer aanbiedt. Zodra zich een kans dreigt te ontglippen (Fear Of Missing Out), zijn sommige prospects geneigd alsnog te reageren. Ook het aanbieden van vervolgafspraken tijden buiten de reguliere kantoortijden kan prospects aanzetten tot actie. Dit kan er zo uitzien:

Beste [naam],

Helaas hebben we nog geen contact kunnen leggen. Ik ben beschikbaar voor een gesprek in het weekend of buiten werktijden als dat makkelijker is?

Ik help je team graag met [toegevoegde waarde]. Klik hier om een afspraak te maken in mijn agenda.

Mocht je niet geïnteresseerd zijn, dan hoor ik dat graag en zal ik je niet langer contacteren.

Met vriendelijke groet,

[je naam]

4. Verbeter je templates door je succes te meten

Met de HubSpot templatefunctie kun je zien hoeveel prospects je e-mail openen en op je toegevoegde links klikken. Zo kun je je templates naar eigen inzicht verbeteren.

Email sequence-3

Soorten e-mail sequences

Er zijn verschillende soorten e-mail sequences om je prospects te bereiken:

1. Nurturing e-mail sequence

Een nurturing sequence laat de prospect kennismaken met je bedrijf. Ze hebben zich misschien aangemeld voor je mailinglijst na het downloaden van een e-book, maar ze zijn nog niet klaar om producten of diensten bij je af te nemen. Bij nurturing e-mails ligt de focus op het informeren van je prospects in plaats van directe verkoop en schep je vertrouwen met je merk. Dit kun je doen door…

… waardevolle informatie te bieden;
… twijfels weg te nemen;
… je expertise binnen je werkveld te benadrukken (en er zo voor zorgen dat je hun voorkeursleverancier wordt wanneer ze klaar zijn om te kopen).

2. Engagement e-mail sequence

Engagement e-mail sequences worden gebruikt om een band op te bouwen met prospects. Het idee hiervan is dat ze betrokken raken bij je content en je organisatie top-of-mind houden. Idealiter wordt een engagement e-mail sequence ingezet wanneer er al eerder interesse is getoond bij andere e-mail sequences.

3. Conversie e-mail sequence

Deze sequence wordt gebruikt wanneer je iets van je prospect vraagt (bijvoorbeeld een gesprek of demo inplannen). Dit is succesvol wanneer je de hele tekst opbouwt rond één call-to-action, en dat je de sequence gebruikt om de ontvanger die actie te laten ondernemen. Deze e-mail sequence werkt het beste bij degenen die eerdere e-mails hebben geopend en hebben gereageerd.

4. Follow-up e-mail sequence

Wanneer een prospect niet reageert op een e-mail betekent dat niet per definitie dat diegene niet geïnteresseerd is. Ze hebben misschien meerdere e-mails nodig voordat ze je e-mails opmerken en actie ondernemen. Merk je dat een prospect normaal gesproken zijn of haar e-mails opent en vaak ook reageert, maar nu nog steeds geen actie heeft ondernomen? In dat kan geval kan een follow-up e-mail net dat zetje in de goede richting zijn. Dit soort e-mail sequences werken het beste als ze gepersonaliseerd zijn.

5. Herinnerings-e-mail sequence

Of een lead nu een demo heeft geboekt of zich heeft ingeschreven voor een webinar, het is belangrijk dat ze de afspraak niet vergeten. Herinnerings-e-mails verhogen de opkomst.

6. Re-engagement e-mail sequence

Na verloop van tijd veranderen e-mailadressen of kunnen prospects andere interesses krijgen. De gemiddelde e-maildatabase verliest ongeveer 25% contacten per jaar. Zelfs als je in hoog tempo nieuwe leads genereert, krijgt je te maken met contacten die wel op je mailinglijsten staan, maar verder weinig interactie meer vertonen.

Als laatste poging om de interactie met deze contacten terug te winnen, kun je een re-engagement sequence inzetten. Het doel van dit type campagne is prospects ertoe te bewegen de e-mails te openen of zichzelf uitschrijven voor de e-mails. Krijg je geen reactie? Verwijder je contact dan uit de database. Zo houd je je e-maillijst gezond en accuraat. Zo kun je de focus leggen op de contacten die geïnteresseerd zijn in de e-mails van je bedrijf.

Creëer je eigen e-mail sequence

Ben je op zoek naar een efficiënte manier om leads om te zetten naar klanten? En wil je graag beter inzicht in hoeveel prospects je e-mails openen? HubSpot is het meest complete CRM-platform om deze doelen te verwezenlijken. Als gecertificeerd HubSpot-partner informeert Presult je graag over de vele mogelijkheden van HubSpot. Neem gerust contact op voor een open en eerlijk kennismakingsgesprek.