Verhoog je productiviteit en efficiëntie dankzij de Microsoft Teams- en HubSpot-integratie

Mathilde van Doorn
Post by Mathilde van Doorn
april 12, 2022
Verhoog je productiviteit en efficiëntie dankzij de Microsoft Teams- en HubSpot-integratie

Hybride werken is voor veel mkb-bedrijven de nieuwe standaard. Het flink toegenomen gebruik van Microsoft Teams – zowel voor interne communicatie als communicatie met klanten en leads – geeft daar wel blijk van. Hoewel locatie-onafhankelijk werken veel kansen biedt, zijn er ook de nodige uitdagingen. Door het wisselende thuiswerken was het niet eerder zo uitdagend om sales-, marketing- en serviceteams op één lijn te krijgen, terwijl het belang ervan steeds groter is geworden. “Om aan klantverwachtingen te voldoen, moeten bedrijven de klantbeleving van het begin tot het eind managen en optimaliseren”, stelt PwC-expert Jasper Kakes treffend. In lijn met zijn woorden gebruiken veel van onze klanten HubSpot voor het overzichtelijk bundelen van klantdata. Voor intern overleg en klantcontact wordt overwegend Microsoft Teams gebruikt.  

Idealiter hoef je als gebruiker niet voortdurend te wisselen tussen beide systemen. HubSpot beschikt weliswaar over uitgebreide CRM-functionaliteiten voor optimale afstemming tussen marketing, sales en customer service, maar de meeste werkcommunicatie vindt binnen Teams plaats. We kregen van veel van onze klanten dan ook de vraag of een integratie tussen HubSpot en Teams mogelijk is.  

We hebben goed nieuws: sinds kort is dit mogelijk! De integratie is (in bèta) beschikbaar voor alle HubSpot- en Microsoft Teams-gebruikers. 

De voordelen van Microsoft Teams- en HubSpot-integratie 

Wat de Teams- en HubSpot-integratie voor jou als gebruiker betekent? Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste voordelen: 

  • Direct Teams-meetings inplannen via HubSpot. Je kunt klanten via de meeting tool een losse meetinglink sturen (bijvoorbeeld per e-mail). Die meetinglink kan ook als button op je website worden geplaatst. Een andere optie is het delen van een agendavoorstel via de HubSpot contact- en bedrijfsrecords. Boekt iemand een afspraak in de meeting tool, dan ontvangt diegene automatisch een link naar de vergadering.  

HubSpot Meetings

 

HubSpot nieuwe meeting

Je kunt ook kiezen voor het delen van enkele tijdsvoorstellen voor een Teams-meeting. Zodra je gesprekspartner een van je voorstellen accepteert, wordt de Teams-meeting direct ingeschoten. 

HubSpot meeting tijden voorstellen
  • Activiteitsmeldingen van HubSpot direct in Teams. Mis nooit meer een omzetkans! Zo is in te stellen dat je in Teams een melding ontvangt wanneer je een nieuw ticket krijgt toegewezen. Of wanneer een deal waar jij de eigenaar van bent, sluit. Standaard ontvang je meldingen voor de volgende HubSpot-activiteiten: Toewijzingen, Taken, Opmerkingen, Vermeldingen, Achterstallige taken, Herinneringen, Antwoorden, Formulierinzendingen en Weergaven (van bijvoorbeeld documenten). 

microsoft-teams-notifications

  • Teams-kanalen maken met behulp van HubSpot-workflows (alleen Professional en Enterprise). Je kunt automatisch Teams-kanalen aanmaken op basis van bedrijfs- of dealgebaseerde workflows in HubSpot, bijvoorbeeld wanneer een deal is gewonnen. Je hoeft het nieuwe Teams-kanaal niet meer handmatig in te richten; dit bespaart veel tijd!  

Microsoft Teams-kanaal aanmaken via HubSpot

  • Teams-meldingen verzenden met HubSpot-workflows (alleen Professional en Enterprise). Tijd besteden aan handmatige taken, zoals het zoeken naar informatie in HubSpot om naar een collega in Teams te sturen, verlaagt de productiviteit. Wil je ervoor zorgen dat je marketing-, sales- en serviceteams direct op de hoogte zijn van meldingen die voor hen relevant zijn? Met de koppeling van HubSpot-workflows aan Teams worden cruciale lead- en klantgegevens direct aan de juiste teamleden verstrekt. Zo houden ze meer tijd over voor klantopvolging. Met het toevoegen van belangrijke parameters aan de melding, zoals plaats en functietitel, zien gebruikers direct alle relevante informatie om de benodigde actie(s) te ondernemen. 

Teams meldingen versturen via HubSpot

De belangrijkste functies vind je dus terug in de bètaversie van de integratie. HubSpot belooft binnenkort nóg meer features toe te voegen in de toekomst. Naar alle waarschijnlijkheid wordt het mogelijk om berichten binnen HubSpot naar Microsoft Teams-chats te sturen. Zodra hier meer over bekend is, laten we je dit uiteraard weten! 

Hoe kun je Microsoft Teams koppelen aan je HubSpot-omgeving? 

 
Voor installatie zijn er twee mogelijkheden: Volledige installatie en Beperkte installatie. De integratie wordt toegepast voor alle gebruikers in je HubSpot-omgeving, ongeacht welk installatietype je kiest. 

Volledige installatie: 

  • Microsoft beheerdersrechten zijn nodig om dit niveau te installeren; 
  • Alle bovengenoemde functies zijn beschikbaar in deze installatie; 
  • De beheerder verifieert Microsoft Teams in één keer voor de hele organisatie. 

Beperkte installatie: 

  • Microsoft beheerdersrechten zijn niet nodig om dit niveau te installeren; 
  • HubSpot-functies zoals de geautomatiseerde meldingen via workflows zijn niet beschikbaar voor dit niveau; 
  • Elke HubSpot-gebruiker verifieert zijn eigen Microsoft Teams-account binnen dezelfde organisatie. 

HubSpot integratie

Navigeer binnen HubSpot naar het Marketplace icoon in de rechterhoek en selecteer App Marketplace. Typ in de zoekbalk ‘Microsoft Teams’ om de bijbehorende app te vinden en volg de installatiestappen. Omdat het nog een bèta-versie is, dien je je eerst aan te melden. Nadat HubSpot je aanvraag goedkeurt, kun je de installatie voltooien.  

HubSpot App-marketplace

Heb je hulp nodig met de inrichting? Laat het ons weten, we helpen je graag op weg. 

Boek een meeting met onze HubSpot expert

Tags:
Mathilde van Doorn
Post by Mathilde van Doorn
april 12, 2022